仕事でEXCELを効率よく使うには関数とVBAが使えると良い
さて、現在仕事では業務フロー＆オペレーション説明書と言ったドキュメントを延々と作成しています。こういったドキュメント作成を行うときは、いくつかの基本フォーマットに書き込んでいくことになります。オペレーション説明書は、将に操作マニュアルという感じのもので、一つのオペレーションを順を追って書いていきます。例えば、作業管理の為のエクセルファイルの入力方法とか、書類の書き方とか、書類とシステム画面の情報突合確認とか。当然、文字だけではわかりづらいので、アプリの図を貼り付け、図に説明を加えていきます。アプリだけでなく、書類の書き方、書類の仕分け方、業務ルールなど細かくね。
で、1つのオペレーション説明書のファイルに、一つのオペレーションだけを、書いていくとファイルの管理が大変なので、一つの業務に関するオペレーションを一つのオペレーション説明書に纏めます。なので、たくさんのシートができあがっていきます。一つのオペレーション説明書のファイルにどんなシートが含まれているのかが、分かりづらくなるので目次を作って、把握することにしています。この目次というのが曲者です。初めに目次を作ってから、延々とシートを増やしていくと、目次とシートが一致しなくなるという事態が発生します。そこで、自動的に目次とシートを一致出来るようにしたくなり、ちょこっとVBAでプログラミングしました。
仕組みは簡単で、ファイルの中にあるシートから特定のセルの値を取り出して、目次シートに一覧として貼り付ける。そして、一覧を修正したら元のシートをセルを書き換えるというもの。作成は小一時間ほどで、出来ました。
実は、プログラム作成前に関数を使って、目次を作ってました。しかし、関数だと自動計算が動くのでシート数が増えると遅くなる、目次とシートが合わなくなるという事態になり、プログラム作成に至りました。前述したことは、自分で経験したことなわけですね。
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これだけ覚えるとエクセルマスターになれる関数
数あるエクセルの関数の中で、次の3つを覚えればどこに行っても、どんな資料作成でも困りません。
SUM関数
IF関数
VLOOKUP関数
この3つで大丈夫。
